Inngangur

Elma Orkuviðskipti ("Elma") leggur áherslu á vernd persónuupplýsinga. Með persónuverndar­stefnu þessari viljum við gera þér grein fyrir hvernig söfnum, geymslu og annarri vinnslu persónu­upplýsinga er háttað hjá okkur og hvernig þú getur hagnýtt þér réttindi samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd.

Persónuupplýsingar skiptast í eftirfarandi flokka:

1. Persónugreindar upplýsingar - upplýsingar sem hægt er að rekja beint með nafni eða öðru auðkenni sem augljóslega tilheyrir þér.
2. Persóngreinanlegar upplýsingar – þá er unnt að rekja upplýsingarnar til þín, þótt þær séu ekki sérstaklega merktar þér.

Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

Hjá okkur erum við með gögn eins og nöfn, kennitölur, símanúmer og notendakenni auk gagna sem skráð eru í viðskiptakerfum Elmu, eins og fyrirmæli og IP-auðkenni.

Hvaða persónuupplýsingum söfnum við og hvernig eru þær notaðar?

Tegund persónuupplýsinga sem við söfnum fer eftir því hvaða tengsl þú hefur við Elmu:

• Gestir vefsíðu okkar: Við söfnum takmörkuðum gögnum sem tölva og eða símtæki þitt sendir til að veita þér aðgang að upplýsingum eða viðmóti sem þú óskar eftir (t.d. IP-tölu og vafrakökur). Upplýsingarnar eru bara vistaðar meðan á heimsókninni stendur. Við notum einnig nafnlausar upplýsingar í samanteknu formi fyrir tölfræðilega greiningu.
• Skráðir notendur rafrænna viðskiptakerfa Elmu: Við söfnum samskiptaupplýsingum um þig og þess markaðsaðila sem þú starfar hjá (þ.á.m. nafni, netfangi og símanúmeri), notendanafninu þínu og þeim fyrirmælum og aðgerðir sem þú framkvæmir í rafrænum viðskiptakerfum Elmu. Þessar upplýsingar eru nauðsynlegar til að veita þér aðgang að kerfunum og tryggja öryggi.
• Viðskiptavinir og samstarfsaðilar: Við söfnum samskiptaupplýsingum um þá sem starfa fyrir viðskiptavini okkar og samstarfsaðila, til að halda þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru í þágu viðskiptanna og samstarfsins.
• Innhringjendur viðskiptaborðs: Öll símtöl við viðskiptaborð Elmu eru hljóðrituð vistuð og notuð til úrvinnslu fyrirmæla og viðskipta, þar með talið við markaðseftirlit. Er tilkynnt um hljóðritun og tilgang hennar í upphafi samtals.

• Gestir skrifstofu okkar: Við söfnum nafni, símanúmeri og vinnustað til að tryggja öryggi húsnæðis okkar.

Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila.

Elma miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema í eftirtöldum tilvikum:

Til yfirvalda, eftirlitsaðila og annarra þegar það er nauðsynlegt til að uppfylla áskilnað laga eða lögboðin réttindi áskilja.

• Til samstarfsaðila, þ.m.t. Nord Pool, eða annarra verktaka, ef það er nauðsynlegt til að við getum veitt þér eða vinnuveitanda þínum viðeigandi þjónustu.
• Þegar þú setur fram fyrirmæli, eða átt í viðskiptum í rafrænum viðskiptakerfum Elmu eða átt í samskiptum við viðskiptaborð, getur Elma miðlað upplýsingum þar um til þess markaðsaðila sem þú ert í samskiptum fyrir (oftast vinnuveitandi).
• Elma getur notað utanaðkomandi þjónustuaðila sem gagnavinnsluaðila að uppfylltum neðangreindum skilyrðum.

Notkun gagnavinnsluaðila.

Elma nýtir þjónustuaðila til að vinna persónuupplýsingar fyrir sína hönd sem gagnavinnsluaðila. Slíkir aðilar geta verið staðsettir utan Íslands. Við munum ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar. Slíkir aðilar verða að fylgja ströngum kröfum um meðferð og vernd persónuupplýsinga og mega ekki nota þær í öðrum tilgangi en veita Elmu umsamda þjónustu.

Hversu lengi varðveitum við gögnin þín?

Elma leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar nema annað sé heimilt eða skylt lögum samkvæmt. Við geymum persónuupplýsingar eingöngu eins lengi og þær eru nauðsynlegar til að uppfylla tilganginn sem þær voru safnaðar fyrir, nema lög krefjist annars.

Tíminn ræðst af eftirfarandi þáttum:

1. Tengsla þinna við Elmu og hvernig persónuupplýsinganna var aflað.
2. Eðli og viðkvæmni persónuupplýsinganna.
3. Tilgangi vinnslu persónuupplýsinganna.
4. Lagaskyldna sem krefjast varðveislu persónuupplýsinga.

Hljóðupptökur af símtölum viðskiptaborðs Elmu eru geymdar í níu mánuði, nema upp komi ágreiningur eða rannsókn sem kalli á áframhaldandi varðveislu.

Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga?

Elma leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar um þig eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

Réttindi þín.

Þú átt rétt á að fá aðgang að og í ákveðnum tilfellum afhent afrit af persónuupplýsingum þínum sem við höfum unnið með. Jafnframt átt þú rétt á að óska eftir leiðréttingu ef persónuupplýsingar þínar hjá okkur eru rangar. Við ákveðnar aðstæður hefur þú heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þessum réttindum er nánar lýst í 17. og 20. gr. laga nr. 90/2018. Þú átt samkvæmt síðarnefndu lagagreininni einnig rétt á að flytja eigin gögn eða að við takmörkum vinnslu persónuupplýsinga um þig, að uppfylltum nánar tilteknum skilyrðum. Þú átt einnig rétt á að andmæla vinnslunni samkvæmt 21. gr. laganna. Þá átt þú að auki rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd vegna vinnslunnar.

Hafðu samband

Ef þú hefur spurningar um vinnslu persónuupplýsinga eða vilt nýta rétt þinn geturðu haft samband við Elmu í gegnum:

Netfang: [email protected]
Heimilisfang: Gylfaflöt 9, 109 Reykjavík

Við endurskoðum persónuverndarstefnu okkar reglulega og kunnum að gera breytingar á henni. Mælt er með að fylgjast með uppfærslum hér á vefsíðunni.